Egy dolog nem szokott elfogyni a projektmenedzsereknél: a teendő. A jó PM sosem unatkozik. Egyrészt mert az üres órákat tervezéssel, szervezéssel és előre gondolkodással tölti, másrészt mert jellemzően beesnek előre nem látott problémák, a legváratlanabb pillanatokban is.
Bizonyara ismerős a sürgős/fontos mátrix, ezt fogjuk ma kielemezni projektmenedzsment szemszögből.
1. Fontos es sürgős
Ezeket mindenképp és minél hamarabb el kell intézni, jellemzően projektet blokkoló tényezőkről van szó. PI.: azonnali erőforrás beszerzésre van szükség, vagy az ütemterv átírására. Ezeket vegyük előre, akármennyire kellemetlen és nehéz.
2. Fontos, de nem sürgős
Jellemzően pl. egy később induló projekt terv megírása lehet ilyen, vagy a kockázat kezelési táblázat összeállítása egy későbbi projektre. Enélkül nem fogunk tudni később haladni, ezt periodikusan ütemezzük be, az első négyzetbe kerülő teendőink után.
3. Sürgős de nem fontos
Ezt néhányan félre szokták értelmezni. A “nem fontos” arra utal, hogy nem fontos, hogy Ml végezzük el. Ezek egyszerűbb, vagy adminisztratív jellegű feladatok lehetnek, amiket kiadhatunk egy kollegának, adott esetben delegáljuk a projekt csapat egyik releváns tagjának. A delegálás szerepére és fontosságára visszatérünk majd egy későbbi bejegyzésben.
4. Nem sürgős és nem fontos
Ezek lehetnek korábban fontosnak tartott, de azóta már okafogyottá vált feladatok. Itt egészen egyszerű a dolgunk: dobjuk el a feladatot. Amennyiben vezetünk To-Do list-et (ami mindenképp javasolt) érdemes feljegyezni, miért dobjuk ki a feladatot, hogy később is emlékezzünk rá.
